Kaizen w świecie cyfrowym

Cyfrowa transformacja często kojarzy się z wielomiesięcznymi projektami, rozbudowanymi analizami i wysokimi kosztami wdrożenia. W praktyce wiele usprawnień nie wymaga jednak budowy dużych systemów informatycznych ani przebudowy całego środowiska pracy.

W zakładach produkcyjnych, magazynach i działach operacyjnych każdego dnia funkcjonują procesy, które można usprawnić znacznie mniejszymi krokami. Ręczne przepisywanie danych, formularze papierowe, obieg informacji przez e-mail czy kolejne wersje arkusza Excela nie zawsze uzasadniają wdrożenie nowego systemu. Często wystarczy rozwiązać jeden dobrze zdefiniowany problem.

To podejście jest bliskie filozofii Kaizen, czyli ciągłemu doskonaleniu poprzez niewielkie, regularnie wprowadzane zmiany. W świecie cyfrowym oznacza ono systematyczne wyszukiwanie miejsc, w których technologia może ograniczyć ręczną pracę, skrócić przepływ informacji, zmniejszyć ryzyko błędu lub ułatwić dostęp do danych.

Nie chodzi więc o digitalizację wszystkiego jednocześnie. Chodzi o kolejne usprawnienia, które można szybko wdrożyć, sprawdzić w praktyce i dalej rozwijać.

W wielu organizacjach wciąż funkcjonują procesy oparte na arkuszach Excela, papierowych formularzach czy komunikacji mailowej. Część z nich działa w ten sposób od lat i pojedynczo nie wydaje się dużym problemem. Z czasem jednak pojawiają się dodatkowe czynności, ręczne przepisywanie informacji, opóźnienia i trudności z ustaleniem aktualnego statusu sprawy.

Nie zawsze odpowiedzią musi być duży system klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) lub MES (ang. Manufacturing Execution System). W wielu przypadkach lepszym pierwszym krokiem jest niewielka aplikacja lub automatyzacja odpowiadająca na konkretną potrzebę biznesową.

W taki sposób można stopniowo digitalizować między innymi:

zgłaszanie awarii i usterek,

wnioski zakupowe,

checklisty produkcyjne,

audyty jakości,

obchody bezpieczeństwa,

obieg akceptacji dokumentów,

raportowanie przestojów.

Każde z tych rozwiązań może powstać niezależnie, a następnie rozwijać się wraz z procesem i potrzebami użytkowników.
Przykładem może być zgłaszanie awarii. Pierwsza wersja rozwiązania może ograniczać się do prostego formularza, w którym operator wybiera maszynę, opisuje problem i dodaje zdjęcie. Zgłoszenie automatycznie trafia do odpowiedniej osoby, a jego status jest widoczny dla zainteresowanych użytkowników.

Po kilku tygodniach pracy może się okazać, że potrzebna jest klasyfikacja przyczyn awarii, historia interwencji, dodatkowe powiadomienia albo raport pokazujący najczęściej występujące problemy. Nie trzeba wtedy projektować procesu od początku. Rozwiązanie można rozszerzyć o kolejne elementy.

Właśnie w ten sposób technologia zaczyna wspierać ciągłe doskonalenie zamiast być jednorazowym projektem.

Power Apps może zapewnić użytkownikowi prosty interfejs do wprowadzania i przeglądania danych.
Power Automate może obsłużyć kolejne kroki procesu:

Nie oznacza to konieczności tworzenia całego środowiska od nowa. Dane mogą pozostać w istniejących źródłach lub zostać uporządkowane w usługach takich jak Microsoft Dataverse. Gotowe konektory pozwalają łączyć rozwiązanie z usługami Microsoft 365, bazami danych oraz innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

Jeżeli proces zaczyna generować dane istotne z punktu widzenia zarządzania, kolejnym krokiem może być ich wykorzystanie w Power BI. W scenariuszach, w których pojawia się potrzeba klasyfikacji informacji, analizy dokumentów lub innych bardziej zaawansowanych operacji, rozwiązanie można również rozszerzyć o elementy sztucznej inteligencji (AI, ang. Artificial Intelligence).

Istotna jest jednak kolejność.
Nie zaczynamy od wyboru technologii i szukania dla niej zastosowania. Najpierw identyfikujemy problem biznesowy, a dopiero później dobieramy narzędzia potrzebne do jego rozwiązania.

Dzięki temu pierwsza wersja aplikacji może być niewielka, ale od początku dostarczać konkretną wartość.

Plan oznacza zidentyfikowanie problemu biznesowego. Zamiast projektować aplikację dla samej technologii, analizujemy proces, określamy jego słabe punkty i definiujemy oczekiwany efekt zmiany.

Do to pierwsza, możliwie prosta wersja rozwiązania. Może to być aplikacja Power Apps, przepływ w Power Automate albo niewielkie rozwiązanie łączące kilka narzędzi.

Check rozpoczyna się wtedy, gdy rozwiązanie trafia do codziennej pracy. Można sprawdzić, czy rzeczywiście skraca proces, eliminuje błędy, jest używane przez pracowników i odpowiada na problem zdefiniowany na początku.

Act wykorzystuje zebrane dane i doświadczenia. Rozwiązanie jest poprawiane, dodawane są kolejne funkcje, automatyzowane następne kroki procesu lub rozszerzana integracja z innymi systemami.

W takim modelu aplikacja nie jest produktem, który po wdrożeniu uznaje się za zakończony. Staje się narzędziem rozwijanym razem z procesem.

Pozostaje jednak jeszcze jeden problem.
Nawet dobre rozwiązanie nie przyniesie trwałej zmiany, jeżeli po kilku miesiącach użytkownicy wrócą do wcześniejszych przyzwyczajeń, arkuszy Excela, wiadomości e-mail czy papierowych formularzy.

Dlatego w cyfrowym Kaizen warto spojrzeć na cykl PDCA także przez pryzmat dodatkowego elementu: Standard.

Można określić takie podejście jako PDCA-S, gdzie S oznacza właśnie Standard.

Standard nie jest kolejnym etapem jakościowym ani próbą zamknięcia procesu w niezmiennej formie. Jego zadaniem jest utrwalenie rozwiązania, które w danym momencie okazało się skuteczniejsze od poprzedniego sposobu pracy.

Jeżeli zgłoszenie awarii odbywa się przez aplikację, standardem staje się korzystanie z tej aplikacji zamiast wysyłania informacji różnymi kanałami. Jeżeli dokument wymaga akceptacji, jej przebieg może zostać zapisany w cyfrowym workflow zamiast zależeć od pamięci użytkowników. Jeżeli dane są potrzebne do dalszej analizy, powinny trafiać do określonego źródła w spójnej strukturze.

W ten sposób rozwiązanie cyfrowe nie tylko przyspiesza wykonywanie zadania. Pomaga również zabezpieczyć nowy sposób pracy przed powrotem do wcześniejszych nawyków.

Nie oznacza to, że proces przestaje się zmieniać. Wręcz przeciwnie. Ustalony standard staje się punktem odniesienia dla następnego usprawnienia.
Po kolejnej zmianie pojawia się nowy standard, a cykl rozpoczyna się ponownie.

Cyfrowy Kaizen nie powinien prowadzić do powstawania dziesiątek niezależnych aplikacji, nad którymi organizacja z czasem traci kontrolę.

Mały zakres pierwszego wdrożenia nie oznacza braku architektury.

Kolejne rozwiązania mogą korzystać ze wspólnych źródeł danych, ustalonych zasad dostępu, istniejących integracji i tych samych mechanizmów automatyzacji. Jedna aplikacja może obsługiwać zgłoszenia awarii, kolejna audyty jakości, a następna obieg wniosków zakupowych, ale wszystkie mogą funkcjonować w spójnym środowisku.

Dzięki temu organizacja nie musi od początku projektować wielkiego systemu obejmującego wszystkie możliwe procesy. Może rozwijać środowisko stopniowo, zachowując jednocześnie kontrolę nad jego architekturą i dalszym kierunkiem rozwoju.

To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy przypadkową digitalizacją pojedynczych zadań a świadomie budowanym środowiskiem ciągłego doskonalenia.

Transformacja cyfrowa nie musi oznaczać jednego dużego wdrożenia, po którym organizacja przez kolejne lata pracuje w niezmienionym systemie.

Może zaczynać się od pojedynczego procesu.

Od formularza, który zastępuje papier. Od automatycznego powiadomienia, które eliminuje ręczne przekazywanie informacji. Od aplikacji, która porządkuje zgłoszenia. Od danych, które po raz pierwszy można wykorzystać do analizy procesu.

Jeżeli rozwiązanie przynosi wartość, można je rozwijać. Jeżeli użytkownicy wskazują kolejne potrzeby, można wprowadzić następną iterację. Jeżeli pojawia się kolejne wąskie gardło, można rozpocząć następny cykl doskonalenia.

W Antdata projektujemy właśnie takie rozwiązania – aplikacje i automatyzacje oparte na Microsoft Power Apps i Power Automate, które odpowiadają na konkretne problemy biznesowe i mogą rozwijać się wraz z potrzebami organizacji.

Nie zawsze trzeba zaczynać od wielkiego projektu. Czasem wystarczy dobrze zdefiniowany problem, pierwsze usprawnienie i konsekwencja w rozwijaniu tego, co rzeczywiście działa.